WPS你真的会用吗 8个数据整理小技巧分享

作为财务人员，岁末年终肯定是最忙的一段时间，特别是年底很多数据要汇总，原本不够的时间就更加显得捉襟见肘。数据统计最关键的就是规范，原始数据规范了，统计也就变得轻松多了。接下来，小编就介绍几组WPS里的数据整理小技巧！

1. 日期快速整理

日期是最容易出现的一种格式错误，特别是那些从不同部门收集回来的表格，日期的样式可谓五花八门。这些杂乱的日期，除了看起来不美观以外，还会影响表格的正常计算与筛选，大大降低统计效率与精度。

如何实现日期的快速规范化呢？很简单，选中日期列，点击“数据→分列”，前面几步选择默认，到达第3步时，将“列数据类型”修改为“日期”。最后点击“开始”标签，将单元格类型修改为“短日期”即可。

2. 数据加单位

有些数据需要添加文字单位，但Excel对于这种数字以外的格式，是无法计算的。想要鱼和熊掌兼得，这里有一个小技巧。首先选中要处理的数据区，按下Ctrl+1调出单元格属性，接下来点击“分类→自定义”，在“G/通用格式”后填入表格所需的文字。经过这样处理好的数据，既保留了原本的计算属性，又能显示单位标识，轻轻松松就解决了困扰已久的问题。

3. 折合成“万元”显示

财务数据往往都要折合成“万元“显示，传统方法是借助公式将原数据缩小10000倍，然后再缀上对应的单位符号。不过这样的处理并不规范，当后期再需要对这些数据汇总时，就会产生巨大误差。

正确的方法是：首先选中要处理的区域，按下Ctrl+1调出单元格属性。接下来点击“分类→特殊→单位：万元”，这里WPS已经预设好了多组单位样式，直接选择你想要的就可以了。

4. 大写金额转换

除了货币单位外，大写金额转换也是财务人员每天都会遇到的一件事。很多人都知道，在Excel中有一项名为“中文大写数字”的特殊格式，不过这个格式与我们惯用的人民币格式并不相同。正确的方法是，在WPS中选中数据区，然后按下Ctrl+1调出单元格属性，接下来在“分类→特殊”标签选择“人民币大写”，确定后就是我们熟悉的人民币格式了。

5. 记录单

输入数据最忌讳的就是看错行，特别是当数据量庞大时，一个小错误往往很难发现，这里推荐大家使用WPS的“记录单”功能。首先将鼠标放到表格的标题处，然后点击“数据→记录单”。记录单是一个类似于表单的快速输入模块，可以自动读取当前表格标题，我们只要在框内输入具体的内容（TAB键切换不同条目，回车键直接新建），即可完成数据录入。

除了快速录入外，记录单也有数据筛选功能。点击“条件”按钮，输入筛选条件，然后再点击“下一条”按钮，记录单就能将符合条件的记录一一列示出来了。

6. 输入重复值预警

很多错误都是由用户重复录入导致的，为了避免这种情况发生，我们可以通过选中区域，点击“数据→重复项→拒绝录入重复项”，来为目标列提前设好重复录入提醒。设好之后，一旦输入的内容与前面重复，表格就会自动弹出提醒，以避免重复数据被错误录入表格。

7. 带图记录整理

有些数据需要配图，但直接导入的图片无法与单元格匹配。在WPS中，图片右键菜单里多出了一项“切换为嵌入单元格图片”，点击后即可让图片自动匹配单元格。经过这样处理好的图片，除了支持基本的统计函数外，还能用鼠标双击查看原图，十分神奇，推荐大家一试。

8. 一键文本转数字

有些单元格被无意间设成了文本格式，导致汇总出错，不过由于这种错误不能用肉眼发现，使得排错变得异常困难。这里教给大家一个小技巧，首先选择要处理的单元格，点击“开始→单元格格式”，将格式设为“常规”，然后再点击“开始→类型转换→文本型数字转为数字”。经此处理后，就不会再出现数字以文本形式存储的问题了。

今天介绍的这些内容还算实用吧。和传统的Office相比，WPS在很多细节方面其实是优于对手的，特别是在一些数据整理方面，能够帮助我们节省大量时间。

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